פלטפורמות ניהול-יש לכם ? גם אם כן ,זה לא בהכרח מספיק (קצת כמו מנוי לחדר כושר שלא נצלתם )

אחד הנושאים השכיחים והחשובים שעולים במפגשי ייעוץ ואימון עם מנהלים הוא בנייה של תשתיות ניהול מארגנות שיצרו סדר דרכו ניתן לעסוק במלאכת הניהול המורכבת.

בדרך כלל רוב המנהלות/ים עימם אני נפגשת מעידים על כך שיש להם פלטפורמות ניהול באמצעותן הם מצליחים להגיע לצוותים ולמשימות השוטפות.

לרוב מדובר בפגישות קבועות ביומנים -אישיות, צוותיות פורומים של הנהלה, ישיבות חוצות ארגון ועוד.

רק מה , המנהלים/ות משתפים ש :

״קורה לא מעט שהפגישות הללו מתבטלות ,נדחות ולפעמים "נעלמות" כי דברים דחופים יותר קורים.

״לא מעט עוברת בראש המחשבה של חוסר נחיצות, "ממילא עובדים בשוטף כל הזמן יחד- האם זה באמת נחוץ? "

חלק מעידים שהמחשבה על הפגישות האלו מכבידה עליהם ״מה אעלה היום ,על מה נדבר?

״ זו עוד משימה לי כמנהלת״....

"העובדים לפעמים נורא ציניים ,חלק מאחרים ,

״הפגישות לא בהכרח מרגישות אפקטיביות

לפעמים משמשות כפלטפורמה לקוטראי, עליהום, הישיבות הללו דורשות מעקב״

״מי ינהל סיכומים ויצור רצף ? .. ״

זכיתי לתצפת על לא מעט ישיבות או פגישות עבודה ולתחקר עם המנהלות/ים את תהליכי התכנון שלהם

ו/ או להיווכח בהעדר התכנון ...

התצפית אגב, זו הדרך הכי בלתי אמצעית להכיר את מה שקורה בפועל בין האנשים לבינם , בינם לבין הדרג הניהולי ,איזו דינמיקה יש בחדר, איזה סוג של שיח , מה נאמר, מה לא נאמר, כמה הישיבות ממוקדות ומחברות בין האנשים או משעממות ומייצרות תסכולים ...

על פי רוב אוכל לספר שהפגישות משמשות בעיקר להעברת מידע, נהלים , דיווח על ביצועים, מצג של הצלחות, לעיתים נדירות ניתנות הוקרות על ביצועים

ויותר שכיח חקר של כישלון לצורך הפקת לקחים.

באופן מכליל וגורף ישנה תחושת החמצה ופספוס, במקרים פחות מוצלים שעמום ותסכול

הפלטפורמות הללו אינן מנוצלות במלוא הפוטנציאל שלהן , פשוט משום שלא מתייחסים אליהן בצורה הנכונה ולא מתכננים אותן .

להלן כמה טיפים ממוקדים לתכנון וניהול בפועל של פלטפורמה של פגישת עבודה 1:1

3 עקרונות ״ זהב״ ליצירת פגישות אישיות אפקטיביות

- החשיבה שלך כמנהל/ת צריכה להתמקד

ביצירת ערך מוסף במפגש הזה .

- תכנון ,תכנון , תכנון !

( ספונטניות תופיע בתוך המסגרת שבנית)

- ההבנה שזהו תהליך מתמשך של בניית אמון ויצירת קשר ממפגש למפגש .

תכנון -לפני הפגישה

א. לחשוב מה רוצים להשיג בפגישה? מה המטרה ? מה חשוב לי שיקרה בסופה ?

ב. על מה נדבר?

שלחו לאדם עימו אתם נפגשים את עיקרי התוכן בנקודות תמציתיות ותשאלו אותו אם יש לו מה להוסיף לזה.

ג. סטטוס משימות- מה על השולחן, מה בתהליך, מה תקוע, מה התקדם, מה עוד? איך אפשר לעזור ואיפה?

ה. יידוע ושיתוף במידע – מה רלוונטי לעובד/ים שנכון לשתף ברמת נהלים, פרוייקטים או ברמה ארגונית, אולי משהו שקורה עסקית שחשוב מאוד שהעובד/ים ידע יכיר , במקום לנחש, או להסתפק ברכילות או פשוט לא להיות מסונכרנים עם מה שקורה.

ו. פידבק וכלים לשיפור מיומנויות – העובד מצפה וצריך לקבל פידבק. יש כל מיני דרכים לתת משוב ולשפר מיומנויות ,הזדמנות פז שלרוב מוחמצת על בסיס תפיסה שאומרת "ממילא אם יש משהו אני אומרת לו תוך כדי היום יום"... טעות! שיחה מתוכננת בארבע עיינים בשקט בלי הפרעות תייצר ערך רב לך ולעובד/ת .

תבקשו פידבק אתם -״מה עובד לך בעבודה השוטפת מולי? מה פחות ? חשוב לי לשמוע״..

ז. טבלת סיכום -מטלות action items להמשך עד למפגש הבא- מה קבענו. עד מתי? מה צריך לעשות? מי עושה מה?

בקיצור –יצירה של שיטה/סדר מסוים שיש בה רוח של אופטימיות, פתיחות הזמנה לשיחה בגובה העיניים, מיקוד באחר היא מפתח מרכזי לבנייה של מערכת יחסי עבודה שאנשים ירצו להתאמץ בה עבורכם ולעבוד עמכם לאורך זמן .

הפוטנציאל הגלום בפגישת עבודה איכותית או ישיבת צוות איכותית הוא אינסופי במונחי תפוקה לארגון/עסק.

מפגש שתוכנן מראש, בחשיבה ששיתפה עובדים או עמיתים,

מפגש עם מסגרת זמן מתאימה

מפגש ממוקד עם א'גנדה והזמנה לחשיבה של המשתתפים בו,

עם חלוקה סבירה בין זמן העברת מידע שלכם להקשבה שלכם

מפגש כזה הוא יקר ערך במונחים של מוטיבציה שכל כך חיונית להגברת המחויבות וחיזוק החיבור של האנשים אליכם ולעסק או לארגון שלכם.

תנסו מקסימום זה יצליח!